Cabinets médicaux : 42% des patients arrivent sans les bons documents - Comment l'IA prend le RDV 24/7 ET transforme chaque consultation en dossier complet préparé

Lundi 9h15. Cabinet médical, salle d'attente.

Le Dr. Martin reçoit Madame Dubois pour une consultation de suivi cardiologique.

Il ouvre le dossier. Il vérifie la check-list :

❌ Ordonnance du cardiologue (absente)
❌ Résultats prise de sang (pas apportés)
❌ Carte vitale (oubliée)
✅ Carte d'identité (OK)

Dr. Martin : "Madame Dubois, vous avez votre ordonnance du Dr. Lefebvre ?"

Mme Dubois : "Ah... non, je l'ai laissée à la maison. Je pensais que vous l'aviez."

Dr. Martin : "Et vos résultats de prise de sang ?"

Mme Dubois : "Je les ai reçus par email, mais je ne les ai pas imprimés..."

Dr. Martin : "OK, vous pouvez me les envoyer par email ? Et votre carte vitale ?"

Mme Dubois : "Oubliée aussi... Désolée."

Le Dr. Martin soupire.

Il passe 12 minutes à :

• Appeler le laboratoire pour obtenir les résultats

• Demander à sa secrétaire de relancer l'email de Mme Dubois

• Noter manuellement les informations (pas de carte vitale = saisie manuelle)

Consultation prévue : 20 minutes.
Consultation réelle : 32 minutes (12 minutes perdues sur de l'administratif).

Le patient suivant attend depuis 15 minutes dans la salle d'attente.

À 12h30, le Dr. Martin a déjà pris 40 minutes de retard.

Cause principale : 3 patients sur 7 ce matin (42%) sont arrivés sans les documents complets.

Pendant ce temps, au secrétariat :

Sophie (secrétaire médicale) reçoit un appel, 9h45 :

Patient : "Bonjour, j'ai RDV demain pour une IRM du genou. Qu'est-ce que je dois amener ?"

Sophie : "Bonjour ! Vous devez apporter :

• L'ordonnance de votre médecin

• Votre carte vitale

• Votre carte de mutuelle

• Les examens précédents si vous en avez (radios, IRM anciennes)

• Arriver 15 minutes avant pour remplir le questionnaire de sécurité"

Patient : "OK, merci. Et c'est remboursé ?"

Sophie : "Oui, à 70% par la Sécurité Sociale, le reste par votre mutuelle si vous avez une complémentaire."

Patient : "OK, merci. À demain !"

10h05, nouvel appel :

Patiente : "Bonjour, je voudrais prendre RDV pour une consultation de dermatologie."

Sophie : "Bonjour ! Pour quelle date souhaitez-vous ?"

Patiente : "Cette semaine si possible."

Sophie : "Désolée, le Dr. Rousseau est complet cette semaine. J'ai un créneau jeudi prochain à 14h30 ou vendredi à 10h."

Patiente : "Jeudi 14h30, c'est bon."

Sophie : "Parfait. Nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone ?"

[5 minutes d'échange pour saisir les infos]

Sophie : "C'est noté ! N'oubliez pas d'apporter votre carte vitale et votre ordonnance si vous en avez une."

Patiente : "OK, merci !"

10h22, nouvel appel :

Patient : "Bonjour, j'ai RDV cet après-midi à 15h, mais je dois annuler."

Sophie : "Pas de souci. Pour quelle raison ?" (elle note pour statistiques)

Patient : "Empêchement professionnel."

Sophie : "OK, je vous propose un autre créneau : mardi prochain 16h ou mercredi 11h ?"

Patient : "Mardi 16h."

Sophie : "Parfait, c'est noté. Je vous envoie un SMS de confirmation."

10h40, email reçu :

"Bonjour, j'ai RDV demain pour une échographie abdominale. Je suis à jeun depuis combien d'heures ?"

Sophie rédige la réponse : "Bonjour, vous devez être à jeun depuis 6 heures minimum. Pas de petit-déjeuner le matin, juste de l'eau autorisée. À demain !"

12h30 : Sophie a géré 23 appels et 12 emails.

Thèmes récurrents :

• "Quels documents à apporter ?" (8 fois)

• "Je veux prendre/annuler/modifier un RDV" (9 fois)

• "C'est remboursé ?" (4 fois)

• "Consignes de préparation ?" (2 fois)

Temps total : 4h15 sur sa journée de 7h.

60% de son temps passé sur des questions répétitives et de la prise de RDV.

Ce scénario se répète tous les jours dans votre cabinet.

Le fardeau invisible du secrétariat médical : 127 demandes par jour, 42% de dossiers incomplets

Les chiffres qui font mal

Selon une étude du secteur santé (2024), un cabinet médical moyen (2-3 praticiens) reçoit 127 demandes par jour (appels, emails, messages).

Répartition des 127 demandes quotidiennes :

• 32% : Prise/modification/annulation de RDV (41 demandes/jour)

• 24% : Questions documents à apporter (30 demandes/jour)

• 18% : Questions remboursements/tarifs (23 demandes/jour)

• 12% : Consignes de préparation (examens à jeun, médicaments à arrêter) (15 demandes/jour)

• 8% : Renouvellement d'ordonnance (10 demandes/jour)

• 6% : Autres (résultats, certificats, courriers) (8 demandes/jour)

Temps moyen par demande : 5 minutes (écoute, réponse, saisie, confirmation).

127 demandes × 5 min = 635 minutes par jour = 10h35.

Pour un secrétariat de 2 personnes (shifts de 7h) :

• 10h35 par jour sur 14h disponibles = 76% du temps total

• Secrétariat débordé, patients en attente, retards

Impact :

• Patients qui attendent au téléphone (frustration)

• Emails non traités le jour même (retard de réponse)

• Dossiers incomplets (médecin perd du temps en consultation)

• No-shows (pas de rappels systématiques)

Et le soir/weekend ?

• 38% des recherches de RDV arrivent hors horaires (18h-22h + weekend)

• Cabinet fermé = patients qui vont sur Doctolib ou appellent un concurrent

• Perte sèche de RDV

Et le jour de la consultation ?

42% des patients arrivent sans les documents complets :

• Ordonnance oubliée (18%)

• Carte vitale oubliée (15%)

• Examens précédents non apportés (12%)

• Questionnaire médical non rempli (9%)

• Carte de mutuelle absente (8%)

Conséquences :

• Médecin perd 8-15 minutes par consultation (recherche documents, appels, saisie manuelle)

• Consultations en retard (effet domino sur toute la journée)

• Qualité de prise en charge dégradée (médecin n'a pas tous les éléments)

• Patients suivants qui attendent (frustration, départs sans consultation)

Pour un cabinet avec 30 consultations/jour :

• 42% = 13 patients mal préparés

• 13 × 10 min perdues = 130 minutes = 2h10 par jour perdues

• 2h10 qui pourraient servir à recevoir 6-7 patients supplémentaires

Comment l'IA transforme chaque demande en dossier complet préparé

Le nouveau parcours patient : De la prise de RDV 24/7 au dossier 100% complet

Étape 1 : Patient cherche RDV (21h30, cabinet fermé)
Étape 2 : IA prend le RDV en 3 minutes
Étape 3 : IA liste les documents nécessaires
Étape 4 : IA collecte les informations pré-consultation
Étape 5 : IA rappelle J-1 avec checklist complète
Étape 6 : Patient arrive avec TOUT ✅

Scénario 1 : Prise de RDV dermatologie (Patient français, 21h30)

Patient (site web du cabinet, 21h30) :
"Je voudrais prendre RDV pour un problème de peau"

Sans IA :

→ Cabinet fermé (horaires 8h30-18h30)
→ Patient doit attendre le lendemain pour appeler
→ Entre-temps, il va sur Doctolib ou appelle un concurrent
→ RDV perdu

Avec IA (24/7) :

IA (21h30, réponse instantanée) :

"Bonsoir ! 🩺 Je vais vous aider à prendre rendez-vous.

1. Type de consultation
Pour quel motif souhaitez-vous consulter ?

• [Problème de peau (acné, eczéma, grain de beauté)]

• [Contrôle annuel]

• [Suivi post-traitement]

• [Autre]"

Patient : "Problème de peau"

IA :

"Très bien. Pour un problème de peau.

2. Urgence
Depuis combien de temps avez-vous ce problème ?

• [Moins de 48h (récent)]

• [Une semaine]

• [Plusieurs semaines/mois]"

Patient : "Plusieurs semaines"

IA :

"Merci. Je vais vous proposer un rendez-vous avec le Dr. Rousseau, dermatologue.

3. Disponibilités

Cette semaine :

• Vendredi 24 nov. : 14h30, 16h00

Semaine prochaine :

• Mardi 28 nov. : 10h00, 15h30, 17h00

• Jeudi 30 nov. : 9h00, 11h30, 16h30

Quel créneau vous convient ?"

Patient : "Mardi 28 nov. à 15h30"

IA :

"Parfait ! ✅

📋 RÉCAPITULATIF DE VOTRE RDV

Praticien : Dr. Rousseau (Dermatologue)
Date : Mardi 28 novembre
Heure : 15h30
Durée : 30 minutes
Motif : Problème de peau
Adresse : 15 rue de la Santé, 75014 Paris

Avant de confirmer, j'ai besoin de quelques informations :

Vos coordonnées :

• Nom et prénom :

• Date de naissance :

• Téléphone :

• Email :

Première consultation ou suivi ?
[Première fois] [Déjà patient du cabinet]"

Patient : "Jean Dupont, 15/03/1985, 06 12 34 56 78, jean.dupont@email.fr, première fois"

IA :

"Merci Jean ! ✅

📋 RENDEZ-VOUS CONFIRMÉ

Dr. Rousseau - Dermatologue
Mardi 28 novembre à 15h30

Vous allez recevoir :

• ✅ Email de confirmation avec plan d'accès

• ✅ SMS rappel J-1 (lundi 27 nov.)

• ✅ Lien pour annuler/modifier si besoin

📄 DOCUMENTS À PRÉPARER

Pour votre consultation, merci d'apporter :

✅ Obligatoires :

• Carte vitale

• Carte de mutuelle (pour le tiers payant)

• Pièce d'identité

✅ Si vous en avez :

• Ordonnance de votre médecin traitant (si envoyé par lui)

• Liste de vos traitements en cours

• Photos de la zone concernée (si évolution)

💡 Conseils :

• Arrivez 10 minutes avant pour remplir le questionnaire médical

• Pas besoin d'être à jeun

• Durée consultation : 30 minutes

🏥 INFORMATIONS PRATIQUES

Adresse : 15 rue de la Santé, 75014 Paris
Accès : Métro ligne 6 (Glacière), Bus 21
Parking : Parking public rue de la Santé (200m)

Tarif consultation : 50€
Remboursement : 70% Sécurité Sociale + complément mutuelle

Besoin d'autre chose ?
[Poser une question] [Consulter nos spécialités] [Rien, merci]"

Résultat :

• Heure de prise de RDV : 21h30 (cabinet fermé)

• Temps patient : 3 minutes

• Temps secrétariat : 0 minute (automatisé)

• Patient a TOUTE la liste des documents ✅

• RDV capturé (sinon perdu) ✅

Scénario 2 : Collecte pré-admission automatique (J-3 avant RDV)

3 jours avant le RDV, l'IA envoie un email/SMS au patient :

Email automatique (J-3, vendredi 24 nov. 18h00) :

"Bonjour Jean,

Votre rendez-vous avec le Dr. Rousseau approche :
Mardi 28 novembre à 15h30

Pour préparer au mieux votre consultation, merci de compléter votre dossier médical :

[Compléter mon dossier (5 minutes)]

À mardi ! 🩺
Cabinet Dr. Rousseau"

Patient clique sur le lien. Formulaire intelligent :

IA :

"Bonjour Jean ! 👋

Pour que le Dr. Rousseau puisse vous recevoir dans les meilleures conditions, merci de répondre à quelques questions (5 minutes) :

1. MOTIF DÉTAILLÉ DE CONSULTATION

Pouvez-vous décrire plus précisément votre problème de peau ?

• Localisation (visage, bras, jambes, dos...)

• Type (boutons, plaques rouges, démangeaisons, grain de beauté...)

• Depuis combien de temps

• Évolution (stable, aggravation, amélioration)

[Zone de texte libre]

2. ANTÉCÉDENTS MÉDICAUX

Avez-vous des antécédents médicaux importants ?

• [Allergies (médicaments, aliments)]

• [Maladies chroniques (diabète, hypertension, asthme...)]

• [Chirurgies récentes]

• [Aucun]

Si oui, précisez : [Zone de texte]

3. TRAITEMENTS EN COURS

Prenez-vous actuellement des médicaments ?

• [Oui] → Listez-les : [Zone de texte]

• [Non]

4. ALLERGIES

Êtes-vous allergique à des médicaments ou substances ?

• [Oui] → Précisez : [Zone de texte]

• [Non]

• [Je ne sais pas]

5. DOCUMENTS

Avez-vous des documents à transmettre avant la consultation ?

• [Photo de la zone concernée] (upload)

• [Ordonnance de votre médecin] (upload)

• [Résultats d'examens précédents] (upload)

6. ASSURANCE & REMBOURSEMENT

Souhaitez-vous bénéficier du tiers payant ?

• [Oui] → Merci d'apporter votre carte vitale ET carte de mutuelle

• [Non] → Paiement de 50€ sur place (chèque/CB)

Avez-vous une mutuelle complémentaire ?

• [Oui] → Nom de la mutuelle : [Texte]

• [Non]

7. CONSENTEMENT RGPD

Les informations recueillies sont nécessaires à votre prise en charge médicale. Elles sont confidentielles et accessibles uniquement au corps médical.

☑️ J'ai lu et j'accepte la politique de confidentialité
☑️ J'autorise le partage de mes données avec les professionnels de santé concernés

[Valider mon dossier]"

Patient remplit le formulaire (5 minutes).

IA envoie confirmation :

"Merci Jean ! ✅

Votre dossier médical est complet et a été transmis au Dr. Rousseau.

📋 RÉCAPITULATIF À APPORTER

Mardi 28 novembre à 15h30

✅ Carte vitale
✅ Carte mutuelle
✅ Pièce d'identité
✅ Liste de vos médicaments (si traitements en cours)

À mardi ! 🩺"

Résultat :

• Dossier médical pré-rempli (médecin gagne 10 min en consultation)

• Patient sait EXACTEMENT quoi apporter

• Consentements RGPD collectés (conformité)

• Temps secrétariat : 0 minute (automatisé)

Scénario 3 : Rappel automatique J-1 avec checklist (Lundi 27 nov. 18h00)

SMS automatique J-1 :

"Bonjour Jean,

Rappel : RDV demain mardi 28 nov. à 15h30 avec Dr. Rousseau (Dermatologue).

📄 N'oubliez pas :
✅ Carte vitale
✅ Carte mutuelle
✅ Pièce d'identité
✅ Arriver 10 min avant

📍 15 rue de la Santé, 75014 Paris
[Plan d'accès]

Besoin d'annuler/modifier ? [Cliquez ici]

À demain ! 🩺
Cabinet Dr. Rousseau"

Email automatique J-1 (version longue) :

"Bonjour Jean,

Votre rendez-vous avec le Dr. Rousseau a lieu demain mardi 28 novembre à 15h30.

📋 CHECKLIST AVANT DE PARTIR

Vérifiez que vous avez bien :

✅ Carte vitale (obligatoire pour le remboursement)
✅ Carte de mutuelle (pour le tiers payant)
✅ Pièce d'identité
✅ Liste de vos médicaments (si traitements en cours)

🏥 INFORMATIONS PRATIQUES

Adresse : 15 rue de la Santé, 75014 Paris
Accès : Métro Glacière (ligne 6), Bus 21
Parking : Parking public 200m
[Voir le plan]

⏰ Arrivez 10 minutes avant pour l'accueil
🕐 Durée : 30 minutes
💰 Tarif : 50€ (tiers payant possible)

Besoin d'annuler ou de modifier ?
[Modifier mon RDV] [Annuler mon RDV]

À demain ! 🩺
Cabinet Dr. Rousseau"

Résultat :

• Patient arrive préparé (checklist claire)

• Taux de no-show réduit de 68% (rappel J-1)

• Documents complets à 96% (vs 58% avant)

• Médecin ne perd plus 10 minutes en consultation

Scénario 4 : Patient arrive le jour J (Mardi 28 nov. 15h20)

15h20 : Jean arrive au cabinet.

Accueil : "Bonjour, j'ai RDV avec le Dr. Rousseau à 15h30."

Secrétaire : "Bonjour Monsieur Dupont ! Parfait, je vois votre dossier. Vous avez votre carte vitale ?"

Jean : "Oui, voilà." (tend sa carte)

Secrétaire : "Merci ! Et votre carte de mutuelle ?"

Jean : "Voilà."

Secrétaire : "Parfait, tout est en ordre. Le Dr. Rousseau a déjà vos informations médicales. Vous pouvez patienter en salle d'attente, il vous recevra dans 10 minutes."

15h30 : Consultation avec Dr. Rousseau.

Dr. Rousseau ouvre le dossier pré-rempli :

✅ Motif : Problème de peau (plaques rouges bras depuis 3 semaines)
✅ Antécédents : Aucun
✅ Traitements en cours : Aucun
✅ Allergies : Aucune
✅ Photo de la zone concernée (upload patient)
✅ Carte vitale scannée
✅ Consentements RGPD signés

Dr. Rousseau : "Bonjour Jean, je vois que vous avez des plaques rouges sur les bras depuis 3 semaines. J'ai regardé la photo que vous avez envoyée. Je vais examiner ça."

[Examen dermatologique - 20 minutes]

Dr. Rousseau : "C'est un eczéma de contact. Je vous prescris une crème à base de cortisone. Appliquez 2 fois par jour pendant 10 jours. Si ça ne s'améliore pas, on fera des tests allergiques."

Consultation terminée à 15h50 (20 minutes, comme prévu).

Aucun temps perdu sur l'administratif.

Résultat final :

• Dossier 100% complet avant la consultation

• Médecin ne perd AUCUNE minute sur l'administratif

• Consultation dans les temps (pas de retard)

• Patient satisfait (prise en charge fluide)

• Secrétariat libéré (aucun appel pour "Quels documents ?")

Les résultats observés dans le secteur santé

Contexte : Analyse comparative de cabinets médicaux et cliniques ayant déployé des solutions d'IA conversationnelle pour la prise de RDV et la pré-admission (données secteur 2024-2025).

ROI calculé (Exemple : Cabinet médical 3 praticiens)

Avant IA - Coûts et RDV perdus mensuellement

Après IA - Gains mensuels

ROI net réaliste : +20 000 à 30 000€/mois d'économies/revenus supplémentaires.

Retour sur investissement : < 2 mois.

Comment démarrer : Les 3 étapes essentielles

Étape 1 : Cartographier vos parcours patients

L'IA doit gérer TOUT le parcours pré-consultation :

Prise de RDV :

• Spécialités disponibles (généraliste, dermatologue, cardiologue...)

• Praticiens et leurs créneaux

• Durée par type de consultation (20 min, 30 min, 1h)

• Urgence ou non (orientation vers urgences si nécessaire)

Documents par type de consultation :

• Consultation générale : Carte vitale, carte mutuelle, ordonnance si envoyé

• Examens (IRM, écho, prise de sang) : Ordonnance, carte vitale, examens précédents

• Suivi spécialisé : Résultats d'examens, compte-rendus, cartes

Informations pré-admission à collecter :

• Antécédents médicaux (allergies, maladies chroniques)

• Traitements en cours

• Motif détaillé de consultation

• Consentements RGPD

Action : Créez une fiche par type de consultation avec documents et infos nécessaires.

Étape 2 : Définir vos workflows de rappels

Rappels automatiques :

J-3 avant RDV :

• Email/SMS : Lien vers formulaire pré-admission

• Collecte des informations médicales

• Upload documents si nécessaire

J-1 avant RDV :

• SMS : Rappel avec checklist documents

• Email : Version longue avec plan d'accès, tarifs, conseils

• Bouton annuler/modifier (si empêchement)

J-0 (matin du RDV) :

• SMS : Rappel de l'heure et de l'adresse

• Confirmation de présence (optionnel)

Action : Définissez vos séquences de rappels et leur contenu.

Étape 3 : Intégrer votre agenda praticiens

Synchronisation agenda :

• Google Calendar, Outlook, ou logiciel métier (Doctolib, Maiia, Docavenue)

• Créneaux disponibles en temps réel

• Blocage automatique des créneaux réservés

• Spécialisation par praticien

Gestion des annulations :

• Libération automatique du créneau

• Proposition de re-planification

• Notification au secrétariat

Action : Préparez vos accès API et définissez vos règles de disponibilité.

La santé à l'ère du parcours patient digital

Pourquoi l'IA conversationnelle transforme la prise en charge

Vos patients veulent de l'autonomie : prendre RDV quand ILS veulent, savoir EXACTEMENT quoi préparer, arriver avec un dossier COMPLET.

Ils ne veulent plus :

• Appeler pendant les horaires de bureau (pas le temps)

• Attendre au téléphone 10 minutes (frustration)

• Se demander quels documents apporter (anxiété)

• Arriver mal préparés et perdre du temps (culpabilité)

Ils veulent :

• Prendre RDV à 21h depuis leur canapé (autonomie)

• Recevoir une checklist claire des documents (sérénité)

• Remplir le dossier médical en avance (gain de temps)

• Être rappelés automatiquement J-1 (pas d'oubli)

Les cabinets médicaux qui automatisent le parcours pré-consultation maintenant :

→ Libèrent 63% du temps de secrétariat (appels répétitifs automatisés)
→ Capturent 38% de RDV nocturnes (vs 0% perdus avant)
→ Obtiennent 96% de dossiers complets (vs 58% avant)
→ Économisent 90% du temps médecin en consultation (admin éliminé)
→ Réduisent les no-shows de 68% (rappels automatiques)
→ Améliorent la satisfaction patient de 30% (fluidité, autonomie)

Les autres :

→ Continuent de perdre 38% de RDV (hors horaires non captés)
→ Voient leur secrétariat passer 76% du temps sur questions répétitives
→ Subissent 42% de dossiers incomplets (médecin perd 10 min/consultation)
→ Perdent 28% de RDV en no-shows (pas de rappels systématiques)
→ Accumulent 49 482€ de pertes par mois (temps perdu + RDV ratés)
→ Regardent leurs concurrents avec IA capter LEURS patients

L'IA conversationnelle ne remplace pas votre secrétariat. Elle élimine les frictions qui frustrent vos patients et saturent vos équipes : l'indisponibilité nocturne, les allers-retours téléphoniques, les documents oubliés, les no-shows.

Elle libère votre secrétariat pour ce qui compte vraiment : accueillir chaleureusement, gérer les urgences, coordonner les soins complexes, soutenir les patients anxieux.

127 demandes par jour. 42% de dossiers incomplets. 49 482€ de pertes mensuelles. L'IA prend les RDV 24/7, collecte TOUS les documents et rappelle automatiquement J-1.

Le moment d'agir, c'est maintenant.

Prêt à transformer votre parcours patient ?

Libérez 63% du temps de secrétariat, capturez 38% de RDV nocturnes et obtenez 96% de dossiers complets avec l'IA conversationnelle — sans changer vos outils en place.

Déploiement complet en 10 jours.

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FAQ : Déploiement & Conformité

L'IA est-elle conforme au RGPD et aux réglementations de santé ?

Oui, c'est notre priorité absolue. L'IA est conçue pour le secteur médical :

Conformité RGPD :

• Hébergement sécurisé en Europe (infrastructure conforme aux exigences du secteur santé)

• Chiffrement de bout en bout (données médicales sensibles)

• Consentement explicite avant collecte (formulaires pré-admission)

• Droit d'accès, rectification, suppression automatisés

• Durée de rétention paramétrable selon vos obligations légales

Conformité médicale :

• Godia.ai est basé au Luxembourg et conforme aux réglementations européennes de protection des données de santé

• L'IA NE POSE AUCUN DIAGNOSTIC médical (uniquement administratif et orientation)

• Pas de conseil médical (renvoie systématiquement vers praticien)

• Traçabilité complète des échanges (audit trail)

• Masquage automatique des données ultra-sensibles (pathologies, traitements)

• Journalisation des accès (qui a consulté quel dossier, quand)

Sécurité :

• Aucune donnée bancaire collectée (paiements gérés par votre système)

• Authentification forte si accès dossier patient

• Détection automatique tentatives d'accès frauduleux

L'IA s'intègre-t-elle avec nos logiciels médicaux ?

Oui. L'IA se connecte à vos outils via API sécurisées :

Logiciels de gestion cabinet/clinique :

• Doctolib, Maiia, Docavenue (prise RDV)

• Medicasoft, Weda, Hellodoc (dossiers patients)

• Agendas praticiens (Google Calendar, Outlook)

Intégrations possibles :

• Agenda : Créneaux disponibles en temps réel, blocage automatique RDV

• Dossiers patients : Pré-remplissage avec données collectées

• Rappels : Synchronisation SMS/Email avec votre système

• Paiements : Renvoi vers votre système de paiement (pas de collecte CB)

Mode dégradé : Si API indisponible, l'IA continue et transmet les informations par email au secrétariat.

Comment l'IA collecte-t-elle les informations médicales ?

Via formulaire intelligent adaptatif :

1. Patient prend RDV via l'IA

2. J-3 : Email/SMS avec lien formulaire pré-admission

3. Formulaire s'adapte au type de consultation :

   • Consultation générale : Antécédents, allergies, traitements

   • Examen (IRM, écho) : Motif, ordonnance, examens précédents

   • Suivi spécialisé : Évolution, nouveaux symptômes, résultats

Questions posées :

• Motif détaillé de consultation

• Antécédents médicaux (allergies, maladies chroniques, chirurgies)

• Traitements en cours (liste médicaments)

• Upload documents (ordonnances, résultats d'examens, photos)

• Consentements RGPD (stockage, partage avec praticiens)

Sécurité :

• Formulaire chiffré HTTPS

• Données stockées conformément HDS

• Accès restreint au corps médical uniquement

Résultat : Dossier pré-rempli transmis au praticien AVANT la consultation.

Que se passe-t-il si un patient pose une question médicale ?

L'IA NE donne JAMAIS de conseil médical.

Questions gérées par l'IA (administratif) :

• Quels documents apporter ?

• Horaires du cabinet ?

• Tarifs et remboursements ?

• Prendre/modifier/annuler RDV ?

• Consignes de préparation (à jeun, arrêt médicaments si prescrit)

Questions médicales (renvoi vers praticien) :

• "J'ai mal au ventre, c'est grave ?"

• "Je dois prendre quel médicament ?"

• "C'est normal que j'aie de la fièvre ?"

Réponse de l'IA :
"Pour toute question médicale, je vous invite à consulter un professionnel de santé. Si c'est urgent, appelez le 15 (SAMU) ou votre médecin traitant.

Souhaitez-vous prendre rendez-vous ?
[Oui, prendre RDV] [Appeler le cabinet]"

Cas d'urgence détectée :
"Vos symptômes nécessitent une prise en charge urgente. Appelez le 15 (SAMU) ou rendez-vous aux urgences les plus proches."

Comment sont gérés les rappels de RDV ?

Séquence automatique de rappels :

J-3 avant RDV (email + SMS) :

• Lien vers formulaire pré-admission

• Collecte informations médicales

• Upload documents nécessaires

J-1 avant RDV (email + SMS) :

• Rappel date/heure/lieu

• Checklist documents à apporter

• Plan d'accès

• Bouton annuler/modifier si empêchement

J-0 matin du RDV (SMS uniquement) :

• Rappel heure + adresse

• Confirmation de présence (optionnel)

Personnalisation possible :

• Timing des rappels (J-7, J-3, J-1, J-0)

• Canaux (SMS, email, les deux)

• Contenu (ajouter consignes spécifiques par type de consultation)

Résultat : Réduction de 68% des no-shows grâce aux rappels automatiques.

Sur quels canaux l'assistant est-il accessible ?

L'assistant IA est disponible sur tous vos points de contact :

Site web :

• Widget chat (pages d'accueil, prise RDV, spécialités)

• Formulaire de contact intelligent

WhatsApp Business :

• Numéro WhatsApp dédié

• Prise RDV via WhatsApp (très utilisé par patients jeunes)

SMS bidirectionnel :

• Patient répond aux SMS (annulation, modification RDV)

• Conversation SMS complète

Email :

• Réponses automatiques aux emails

• Formulaire pré-admission par email

Téléphone (optionnel) :

• Serveur vocal interactif (IVR) avec IA

• Répond aux questions simples avant transfert humain

Multi-canal synchronisé :
Un patient peut commencer sur le site web, continuer par WhatsApp et finaliser par email. Toutes les infos sont centralisées dans son dossier.

Quels résultats puis-je attendre concrètement ?

Les cabinets médicaux et cliniques qui déploient l'IA conversationnelle pour la prise de RDV et la pré-admission constatent en moyenne :

• -63% de temps secrétariat sur appels répétitifs (libéré pour tâches à valeur ajoutée)

• +38% de RDV capturés (prise RDV 24/7 hors horaires)

• +66% de dossiers complets le jour J (58% → 96%)

• -90% de temps médecin perdu en consultation sur administratif (10 min → 1 min)

• -68% de no-shows (rappels automatiques J-1)

• +30% de satisfaction patient (fluidité, autonomie, clarté)

Délai d'observation : 60 jours après déploiement.

ROI typique : 20 000 à 30 000€ d'économies/revenus supplémentaires par mois (cabinet 3 praticiens).

Retour sur investissement : < 2 mois.

Prenez RDV 24/7. Collectez TOUT. Rappelez J-1. Dossiers 96% complets.