Lundi 8h45. Marie, gestionnaire de copropriété, ouvre sa boîte email.
Elle a reçu 27 emails depuis hier soir :
Email 1 - Résidence Les Jardins, Mme Dubois :
"Bonjour, la lumière du hall ne fonctionne plus depuis quelques jours. Pouvez-vous faire le nécessaire ?"
Email 2 - Résidence Bellevue, M. Martin :
"Bonjour, c'est quand le passage de la femme de ménage ?"
Email 3 - Résidence Les Chênes, Mme Rousseau :
"Bonjour, mon voisin fait du bruit tous les soirs après 23h. Que faire ?"
Email 4 - Résidence Parc Royal, M. Petit :
"Où dois-je déposer mes encombrants ?"
Email 5 - Résidence Les Jardins, M. Legrand :
"La porte d'entrée se ferme mal, elle ne se verrouille pas."
Email 6 - Résidence Bellevue, Mme Lefebvre :
"J'ai besoin du règlement de copropriété, où le trouver ?"
Email 7 - Résidence Les Chênes, M. Durand :
"Je veux faire des travaux ce weekend, est-ce autorisé ?"
Marie soupire.
Pour chaque email, elle doit :
Identifier le problème
Vérifier quelle résidence (chacune avec ses spécificités)
Vérifier quel prestataire (chaque résidence a ses contrats)
Contacter le prestataire
Répondre au résident
Suivre l'intervention
Temps moyen : 8 minutes par demande.
27 emails × 8 min = 216 minutes = 3h36.
Et elle n'a même pas encore traité :
Les 15 appels téléphoniques de la journée
Les urgences (fuites, pannes ascenseur)
Les AG à préparer
Les devis à demander
Les factures à contrôler
À 12h30, Marie a traité 14 emails sur 27.
Les 13 autres attendront.
Pendant ce temps, les résidents rappellent. Les emails se multiplient.
Le cercle vicieux du gestionnaire débordé.
La réalité des syndics de copropriété : Des centaines (voire milliers) de demandes répétitives par mois
Le volume qui déborde
Selon les données de l'Association Nationale des Gestionnaires de Copropriété (ANGC), un gestionnaire reçoit en moyenne 10 demandes par résidence par mois.
Que vous gériez 20, 50, 200 ou 600 résidences, le calcul est simple :
20 résidences × 10 demandes = 200 demandes/mois
50 résidences × 10 demandes = 500 demandes/mois
100 résidences × 10 demandes = 1 000 demandes/mois
200 résidences × 10 demandes = 2 000 demandes/mois
600 résidences × 10 demandes = 6 000 demandes/mois
À 8 minutes par demande en moyenne :
200 demandes = 27h/mois perdues
500 demandes = 67h/mois perdues
1 000 demandes = 133h/mois perdues
2 000 demandes = 267h/mois perdues
6 000 demandes = 800h/mois perdues (équipe entière saturée)
La répartition des demandes (toutes résidences confondues)
32% : Incidents techniques - Lumière, porte, ascenseur, interphone, fuite, serrure
26% : Informations pratiques - Poubelles, ménage, horaires gardien, encombrants, local vélo
20% : Règlement copropriété - Travaux autorisés, animaux, sous-location, bruit, stationnement
14% : Réclamations voisinage - Bruit, stationnement gênant, comportement
8% : Autres - Documents administratifs, questions diverses
Les 10 questions qui reviennent sans cesse
Ces questions vous parlent ?
"C'est quand les poubelles ?" (ordures, recyclage, verre)
"La lumière du hall ne marche plus"
"Où mettre les encombrants ?"
"Quand passe la femme de ménage ?"
"Je peux faire des travaux le weekend ?"
"La porte d'entrée ne ferme plus"
"L'ascenseur est en panne"
"Mon voisin fait du bruit"
"Horaires du gardien ?"
"J'ai besoin du règlement de copropriété"
Ces 10 questions représentent 65% du volume total.
Des centaines (voire milliers) d'emails et d'appels pour les MÊMES informations, encore et encore.
Le résultat :
Gestionnaires débordés en permanence
Temps de réponse long (2-5 jours minimum)
Résidents frustrés (pas de réponse rapide)
Incidents qui traînent (lumière cassée pendant 1 semaine)
Équipes épuisées (46+ heures/semaine selon l'ANGC)
Turnover élevé dans les cabinets
Il doit bien exister une solution ?
La solution : Un agent IA par résidence, accessible 24/7 via QR Code dans le hall
Le concept qui change tout
Au lieu de traiter manuellement chaque demande, l'IA conversationnelle prend en charge 70-90% des sollicitations courantes via un système simple et scalable :
1 QR Code dans le hall de CHAQUE résidence = 1 Agent IA dédié
Comment ça marche concrètement ?
Pour le résident :
Scanne le QR Code dans le hall (ou ascenseur, boîtes aux lettres)
Chat IA s'ouvre dans son navigateur (pas d'app à télécharger)
Pose sa question OU Signale un incident
Reçoit réponse instantanée (infos, règlement) OU IA contacte le prestataire (incidents)
Pour le gestionnaire :
Reçoit copie de tous les emails envoyés aux prestataires (contrôle total)
Intervient uniquement sur les demandes complexes (10-30% du volume)
Libère des centaines d'heures pour les tâches à valeur ajoutée
La scalabilité : De 10 à 1000 résidences, le système s'adapte
C'est là que ça devient puissant :
Vous gérez 10 résidences ? → 10 agents IA (1 par résidence)
Vous gérez 100 résidences ? → 100 agents IA
Vous gérez 600 résidences ? → 600 agents IA
Chaque agent IA a :
Les prestataires de SA résidence (électricien, plombier, ascenseur...)
Le règlement de SA résidence
Les infos pratiques de SA résidence (poubelles, ménage, gardien...)
Les données de contact de VOTRE cabinet
Résultat : Que vous gériez 10 ou 1 000 résidences, chaque résident a son assistant IA personnalisé à sa résidence.
4 scénarios concrets : Comment ça se passe en pratique
Scénario 1 : Incident technique (Lumière cassée) - Résidence Les Jardins
21h30 - Mme Dubois rentre chez elle.
La lumière du hall est éteinte.
Avant (sans IA) :
Email au syndic : "Lumière cassée hall"
Gestionnaire voit email lendemain 9h (12h de délai)
Gestionnaire contacte prestataire (2 jours après)
Intervention (4 jours après signalement)
4 jours dans le noir
Maintenant (avec IA via QR Code) :
Mme Dubois voit une affiche dans le hall :
21h32 - Elle scanne le QR Code.
IA :
"Bonsoir ! 🏢 Je suis l'assistant de la Résidence Les Jardins.
Comment puis-je vous aider ?
[Signaler un incident] [Poser une question] [Consulter le règlement]"
Mme Dubois clique : "Signaler un incident"
IA :
"Quel type d'incident ?
[💡 Lumière / Électricité]
[🚪 Porte / Serrure]
[🛗 Ascenseur]
[📞 Interphone]
[🚰 Plomberie / Fuite]
[🌳 Espaces verts]
[📦 Autre]"
Elle clique : "💡 Lumière / Électricité"
L'IA guide Mme Dubois en 5 questions simples :
Localisation ? → Hall d'entrée
Précision ? → Lumière ne s'allume pas
Depuis quand ? → Aujourd'hui
Photo ? → Oui (elle prend une photo)
Vos coordonnées ? → Nom, appartement, téléphone
✅ C'est fait. Temps total : 3 minutes.
L'IA confirme :
"✅ Merci Mme Dubois !
Ce qui va se passer :
✅ Email automatique envoyé à Entreprise ElecPro (électricien Résidence Les Jardins)
✅ Votre syndic en copie (contrôle total)
✅ Confirmation par SMS/Email pour vous
✅ Le prestataire peut vous contacter pour planifier intervention
Numéro de ticket : #LJ-2025-089"
21h35 - Email automatique envoyé au prestataire :
Résultat :
Résident : 3 minutes (vs email + attente 2-5 jours)
Gestionnaire : 0 minute (vs 8 min avant)
Prestataire informé immédiatement avec toutes les infos + photo
Gestionnaire en copie (contrôle total)
Intervention plus rapide (prestataire a tout pour agir)
Scénario 2 : Information pratique (Poubelles) - Résidence Bellevue
19h15 - M. Martin (nouveau résident) scanne le QR Code.
IA :
"Bonsoir ! 🏢 Je suis l'assistant de la Résidence Bellevue.
Que souhaitez-vous savoir ?
Questions fréquentes :
[🗑️ Jours des poubelles]
[🧹 Planning ménage]
[🚪 Horaires gardien]
[📦 Encombrants]
[🚲 Local vélo]
[📞 Contact syndic]"
M. Martin clique : "🗑️ Jours des poubelles"
IA affiche instantanément :
*"🗑️ COLLECTE DÉCHETS - RÉSIDENCE BELLEVUE
Ordures ménagères :
Jours : Mardi et Vendredi
Heure : Sortie la veille au soir (après 20h)
Bacs : Bacs noirs
Recyclage :
Jours : Jeudi
Bacs : Bacs jaunes
Verre :
Jours : 1er et 3ème lundi du mois
Lieu : Conteneur au bout de la rue (50m à gauche)
Encombrants :
Dates : 2ème mercredi du mois
Réservation : Auprès du gardien 48h avant
📍 Local poubelles : RDC, porte à gauche après l'entrée"*
Résultat :
Résident : 45 secondes (vs email + attente 2-3 jours)
Gestionnaire : 0 minute (vs 5 min pour chercher info + répondre)
Résident autonome (info disponible 24/7)
Gestionnaire ne reçoit même pas l'email
Scénario 3 : Règlement copropriété (Travaux weekend) - Résidence Les Chênes
Samedi 10h30 - M. Durand veut faire des travaux.
Il scanne le QR Code → Clique "Consulter le règlement"
IA :
*"📋 RÈGLEMENT COPROPRIÉTÉ - LES CHÊNES
Quel thème ?
[🔨 Travaux et horaires]
[🐕 Animaux]
[🏠 Sous-location]
[🔥 BBQ]
[🔇 Nuisances sonores]
[🚗 Stationnement]
[📄 Télécharger règlement PDF]"
M. Durand clique : "🔨 Travaux et horaires"
IA affiche :
*"🔨 TRAVAUX - RÉSIDENCE LES CHÊNES
Travaux SANS accord :
Peinture, papier peint
Changement revêtements sols
Cuisine, salle de bain
Travaux AVEC autorisation AG :
Murs porteurs
Fenêtres, volets (aspect extérieur)
Balcon, terrasse
HORAIRES AUTORISÉS :
Lundi-Vendredi : 8h-12h / 14h-19h
Samedi : 9h-12h / 15h-18h
Dimanche : INTERDIT
💡 Conseil : Prévenez vos voisins avant de commencer.
[📄 Télécharger règlement complet]"*
Résultat :
Résident : 1 minute (vs recherche PDF 10 min + email syndic)
Gestionnaire : 0 minute (vs 6 min pour répondre)
Meilleur respect du règlement (résident informé facilement)
Moins de conflits
Scénario 4 : Réclamation voisinage (Bruit) - Résidence Les Chênes
23h45 - Mme Rousseau entend du bruit chez son voisin.
Elle scanne le QR Code → Signale "Réclamation voisinage" → "Nuisances sonores"
IA collecte les détails :
Type de bruit : Musique forte
Fréquence : Très souvent (plusieurs fois/semaine)
Horaires : Après 23h
Puis l'IA propose :
*"🤝 DÉMARCHE RECOMMANDÉE
1. Privilégiez le dialogue amiable d'abord :
Beaucoup de conflits se règlent par une discussion courtoise.
Conseils :
Sonnez en journée (pas tard le soir)
Restez calme et courtois
Expliquez la gêne simplement
Proposez une solution
2. Si le dialogue ne fonctionne pas :
Vous pouvez faire un signalement officiel au syndic.
Voulez-vous :
[📝 Signalement officiel syndic]
[💬 Juste noter ces conseils]"*
Si Mme Rousseau choisit "Signalement officiel" :
L'IA collecte coordonnées complètes + détails → Email structuré envoyé au syndic
Résultat :
Résident : 2 minutes (vs email long à rédiger)
Gestionnaire : 3 minutes (lire réclamation structurée vs 10 min décortiquer email flou)
Médiation proposée en amont (évite conflits inutiles)
Réclamation complète si escalade nécessaire
Ce que l'IA automatise concrètement pour vous
Catégorie 1 : Incidents techniques (32% des demandes) → Majorité automatisés
Types gérés :
💡 Lumière / Électricité
🚪 Porte / Serrure
🛗 Ascenseur
📞 Interphone / Digicode
🚰 Plomberie / Fuite
🌳 Espaces verts
Ce que fait l'IA :
Collecte détails complets (type, localisation, photo, coordonnées)
Identifie BON prestataire selon résidence
Envoie email automatique au prestataire
Vous met en copie (contrôle total)
Confirme au résident
Résultat : Vous passez de 8 min/incident à 0 min. Le prestataire a toutes les infos pour agir.
Catégorie 2 : Informations pratiques (26% des demandes) → 100% automatisées
Infos disponibles instantanément :
🗑️ Jours poubelles
🧹 Planning ménage
🚪 Horaires gardien
📦 Encombrants
🚲 Locaux communs
📞 Contact syndic
Ce que fait l'IA : Menu → Réponse instantanée structurée
Résultat : Vous ne recevez même plus ces demandes. 100% autonomie résident.
Catégorie 3 : Règlement copropriété (20% des demandes) → 100% automatisé
Thèmes accessibles :
🔨 Travaux et horaires
🐕 Animaux
🏠 Sous-location
🔥 BBQ
🔇 Nuisances sonores
🚗 Stationnement
Ce que fait l'IA : Menu thématique → Extrait pertinent + téléchargement PDF
Résultat : Résidents informés, meilleur respect règlement, vous économisez 6 min par demande.
Catégorie 4 : Réclamations voisinage (14% des demandes) → Structuration automatisée
Types gérés :
🔊 Nuisances sonores
🚗 Stationnement gênant
🗑️ Encombrants
🐕 Animaux
Ce que fait l'IA :
Collecte détails (type, fréquence, horaires)
Propose médiation amiable d'abord
Si signalement officiel : collecte tout + envoie email structuré
Résultat : Vous recevez réclamations complètes, médiation proposée en amont.
Catégorie 5 : Documents & Autres (8% des demandes) → Guidage automatisé
Demandes gérées :
Documents administratifs
Questions spécifiques
Demandes rendez-vous
Ce que fait l'IA : Guidage clair + transmission demandes structurées
Résultat : Demandes bien contextualisées, gain de temps.
Les résultats observés par les syndics qui utilisent l'IA
Retours de cabinets ayant déployé des assistants IA via QR Code :
Métrique | Avant IA | Après IA | Amélioration |
|---|---|---|---|
Demandes traitées automatiquement | 0% | 70-90% | Majorité auto |
Temps réponse moyen | 2-5 jours | < 1 min | -99% |
Temps gestionnaire sur répétitif | Variable | Quasi nul | Drastique |
Satisfaction résidents (réactivité) | 2.8/5 | 4.5-4.7/5 | +60-65% |
Délai contact prestataire incidents | 2-5 jours | < 3 min | Immédiat |
Autonomie résidents | 0% | 70-90% | Énorme |
ROI : Combien d'heures libérées selon votre portefeuille ?
Calcul simple et scalable
Base de calcul :
10 demandes/résidence/mois (moyenne secteur)
8 min/demande avant IA
70-90% automatisables
Si vous gérez 20 résidences :
Demandes/mois : 200
Temps avant IA : 200 × 8 min = 27h/mois
Automatisation 70-90% : 19-24h libérées/mois
Économie (~40€/h) : ~850€/mois
Si vous gérez 50 résidences :
Demandes/mois : 500
Temps avant IA : 500 × 8 min = 67h/mois
Automatisation 70-90% : 47-60h libérées/mois
Économie (~40€/h) : ~2 000€/mois
Si vous gérez 100 résidences :
Demandes/mois : 1 000
Temps avant IA : 1 000 × 8 min = 133h/mois
Automatisation 70-90% : 93-120h libérées/mois
Économie (~40€/h) : ~4 000€/mois
Si vous gérez 200 résidences :
Demandes/mois : 2 000
Temps avant IA : 2 000 × 8 min = 267h/mois
Automatisation 70-90% : 187-240h libérées/mois
Économie (~40€/h) : ~8 000€/mois
Si vous gérez 600 résidences :
Demandes/mois : 6 000
Temps avant IA : 6 000 × 8 min = 800h/mois
Automatisation 70-90% : 560-720h libérées/mois
Économie (~40€/h) : ~24 000€/mois
Le système est totalement scalable.
Plus vous gérez de résidences, plus le gain est massif.
Comment démarrer : Les 3 étapes
Étape 1 : Alimenter l'IA (15-20 min par résidence)
Pour chaque résidence, fournir :
📋 Infos résidence : Nom, adresse, code accès
👷 Prestataires : Électricien, plombier, ascenseur, porte, interphone, espaces verts (nom, tél, email)
📅 Infos pratiques : Poubelles (jours), ménage (planning), gardien (horaires), locaux
📜 Règlement : PDF complet + extraits clés (travaux, animaux, bruit...)
👤 Contact syndic : Votre nom, email, téléphone, horaires
Temps : 15-20 min/résidence
Étape 2 : Déployer QR Codes dans les halls
Matériel par résidence :
1 affiche A3 plastifiée (hall principal)
2-3 stickers A5 (ascenseur, autres emplacements)
Emplacements :
Hall entrée
Ascenseur
Boîtes aux lettres
Local poubelles
Panneaux affichage
Coût matériel : ~15-20€ par résidence
Étape 3 : Communiquer aux résidents
Avant : Affichage résidence (1 semaine avant)
Jour J : Courrier boîtes aux lettres avec QR Code scannable
Après : Email résidents + tutoriel vidéo 30 sec
Temps : ~30 min par résidence
Pourquoi les syndics qui adoptent l'IA maintenant prennent une longueur d'avance
Les résidents ne veulent plus :
Envoyer un email et attendre 2-5 jours
Appeler pendant horaires bureau (pas le temps)
Chercher dans 15 pages de règlement PDF
Redemander 10 fois "C'est quand les poubelles ?"
Ils veulent :
Scanner un QR Code (simple, accessible)
Poser leur question en langage naturel
Recevoir réponse en < 1 minute
Signaler incident complet en 3 minutes
Les cabinets qui déploient l'IA via QR Code maintenant :
→ Automatisent 70-90% des demandes courantes
→ Libèrent des dizaines (voire centaines) d'heures par mois
→ Réduisent temps réponse de 99% (< 1 min vs 2-5 jours)
→ Améliorent satisfaction résidents de 60-65%
→ Contactent prestataires immédiatement
→ Se concentrent sur gestion à valeur ajoutée
Les autres :
→ Continuent de recevoir des centaines/milliers de demandes répétitives
→ Perdent des dizaines/centaines d'heures sur questions basiques
→ Subissent délais réponse longs (résidents frustrés)
→ Accumulent retards interventions
→ Épuisent leurs équipes (46+ heures/semaine)
L'IA conversationnelle ne remplace pas le gestionnaire.
Elle élimine les frictions qui frustrent les résidents et saturent les équipes : les demandes répétitives, les informations basiques, les signalements incomplets, les délais d'attente.
Elle libère les gestionnaires pour ce qui compte : préparer les AG, négocier les contrats, suivre les grands travaux, gérer les cas complexes, développer la relation clients.
Des centaines (voire milliers) de demandes par mois. Des dizaines (voire centaines) d'heures perdues. 70-90% automatisables.
Le moment d'agir, c'est maintenant.
FAQ : Vos questions sur le déploiement
L'IA fonctionne-t-elle vraiment pour tous les types de cabinets ?
Oui, totalement. Le système est conçu pour s'adapter :
Petit cabinet (10-30 résidences) :
Déploiement rapide (quelques jours)
Gain immédiat de temps (20-40h/mois)
ROI visible dès le 1er mois
Cabinet moyen (50-150 résidences) :
Déploiement progressif ou simultané
Gain substantiel (50-200h/mois)
Permet de gérer croissance sans recruter
Gros cabinet (200-1000 résidences) :
Déploiement par équipe
Gain massif (200-700h/mois)
Libère équipes pour développement
Le système est le même, seule l'échelle change.
Combien de temps pour déployer dans toutes mes résidences ?
Deux approches possibles :
Déploiement progressif :
Commencez par 5-10 résidences pilotes
Testez, ajustez
Étendez progressivement (10-20 par mois)
Idéal pour grands portefeuilles
Déploiement simultané :
Toutes résidences en même temps
Nécessite équipe dédiée (ou prestataire)
Idéal pour petits/moyens portefeuilles
Temps alimentation données : 15-20 min/résidence
Temps communication résidents : 30 min/résidence
L'IA peut-elle vraiment gérer les spécificités de chaque résidence ?
Absolument. C'est justement sa force.
Chaque résidence a son propre agent IA avec :
Ses prestataires spécifiques (électricien, plombier, ascenseur...)
Son règlement propre (horaires travaux, animaux, BBQ...)
Ses infos pratiques uniques (jours poubelles, planning ménage...)
Exemple concret :
Résidence A :
Électricien : ElecPro
Poubelles : Mardi et vendredi
Travaux weekend : Samedi 9h-18h autorisés
Résidence B :
Électricien : Lumière+
Poubelles : Jeudi
Travaux weekend : Samedi 9h-12h uniquement
Quand un résident de la Résidence A scanne le QR Code, il a les infos de SA résidence, pas celles de la Résidence B.
Chaque résidence est 100% personnalisée.
Comment les résidents accèdent-ils à l'IA ?
Via QR Code uniquement. Ultra-simple :
Résident scanne QR Code (affiché dans hall)
Chat s'ouvre dans navigateur web
Il pose question ou signale incident
Il reçoit réponse instantanée
Pas d'application à télécharger.
Pas de mot de passe.
Pas de compte à créer.
Accessible depuis :
Hall d'entrée
Ascenseur
Boîtes aux lettres
Local poubelles
Multilingue automatique (55 langues supportées)
Que se passe-t-il en cas d'urgence grave ?
L'IA ne gère PAS les urgences vitales. Elle redirige immédiatement :
Urgences vitales (IA redirige) :
Incendie → Appeler 18 (pompiers)
Fuite gaz → Appeler 18 + sortir
Fuite eau majeure → Appeler syndic urgence
Personne bloquée ascenseur → Appeler 18
Urgences non-vitales (IA gère) :
Lumière cassée → Email prestataire immédiat
Porte bloquée → Email prestataire
Ascenseur en panne → Email astreinte prestataire
Interphone défaillant → Email prestataire
Sécurité prioritaire, toujours.
Les données sont-elles sécurisées (RGPD) ?
Oui, solution conçue pour respecter le RGPD :
Données collectées :
Nom, prénom, appartement (signalements incidents)
Téléphone, email (optionnels, pour suivi)
Photo problème (si incident)
Sécurité :
Hébergement Europe
Chiffrement bout en bout
Pas de conservation inutile
Accès restreint (gestionnaire uniquement)
Droits résidents :
Accès, rectification, suppression, opposition
Transparence totale.
Est-ce que je garde le contrôle ?
Absolument. 100%.
L'IA ne remplace JAMAIS le gestionnaire.
Ce que l'IA fait :
Répond aux questions basiques
Affiche extraits règlement
Collecte infos complètes incidents
Envoie emails prestataires
Ce que VOUS gardez :
Copie de TOUS les emails envoyés
Validation interventions (prestataire vous contacte si besoin)
Gestion cas complexes (litiges, réclamations, travaux AG)
Décisions stratégiques (changement prestataire, travaux, budgets)
Dashboard optionnel :
Stats par résidence
Suivi tickets
Alertes incidents récurrents
Vous gardez 100% du contrôle, vous éliminez juste le répétitif.
Quels résultats concrets puis-je attendre ?
Retours des cabinets utilisateurs :
-70-90% demandes répétitives (incidents, infos, règlement)
-99% temps réponse (< 1 min vs 2-5 jours)
+60-65% satisfaction résidents
Contact prestataire immédiat (vs 2-5 jours)
Des dizaines à centaines d'heures libérées/mois (selon portefeuille)
Délai d'observation : 30 jours après déploiement.
ROI : Gain de temps permettant de se concentrer sur gestion à valeur ajoutée.
Retour sur investissement : < 3 mois.
Scannez. Signalez. Résolu. 70-90% de demandes automatisées.
Que vous gériez 10, 50, 200 ou 1000 résidences.
Godia.ai – L'IA conversationnelle au service des syndics de copropriété.
Basé au Luxembourg. Solution conçue pour respecter le RGPD.
Scalable de 10 à plus de 1000 résidences. Résultats dès le premier mois.